Tijd in je agenda om je te concentreren op je doelen. Ruimte in je hoofd om met creatieve nieuwe projecten aan de slag te gaan. En vooral: heel productief zijn zonder stress. Wie wil dat nu niet? Ik wel! Getting Things Done van David Allen bestaat als boek en methode al sinds 2001, maar is eind 2015 geheel herzien en gemoderniseerd.
Het managementboek Getting Things Done…
…. geeft een gedetailleerd overzicht van de aanpak, met vele herkenbare voorbeelden èn weerlegt alle kritiek die je erop zou kunnen hebben.
De methode Getting Things Done (GTD) heeft een onderscheidende aanpak om tijd en ruimte te vinden voor die doelen en creativiteit: bottom-up. In plaats van te focussen op de belangrijkste zaken, te prioriteren, top-down, zoals zoveel managementdenkers inclusief Covey, adviseren, focust GTD op de dagelijkse, vaak onbelangrijke zaken. Als je die eenmaal goed georganiseerd hebt, slokken ze geen overbodige aandacht en tijd meer op.
Deel 1 geeft in 60 pagina’s een overzicht van de methode. In deel 2 (150 pagina’s!) wordt er dieper en heel gedetailleerd ingegaan op de manier waarop je de methode implementeert. Deel 3 (50 pagina’s) gaat weer wat dieper in op de onderliggende principes en maakt duidelijk dat de methode wetenschappelijk bewezen is, zij het jaren ná de introductie ervan. Alles bij elkaar is het een super-duidelijk instructieboek.
Verzamelen
De eerste stap is verzamelen. Alle dingen die nog gedaan moeten worden. Alle losse gedachten die je hebt. Urgente zaken. Acties die wachten op input van anderen. Stukken en bladen die je nog moet of wilt lezen. Je vage plan om nog eens te leren schilderen. Alles. Maar dan ook alles. Kost iets afwerken minder dan 2 minuten? Doe het dan nu, gelijk. Zo, dat is weg. De rest gaat in een ‘inbox’. Nu is je bureau opruimen en alles in een ‘inbox’ stoppen te doen. Je email heeft al een inbox, dus dat is klaar. Maar al die losse gedachten? Privé-verplichtingen? Vage wensen? Heel fijn is dat Allen ons hiervoor een ‘Triggerlijst’ geeft van 6 pagina’s, waarop alle mogelijke onderwerpen staan, waarover je een gedachte zou kúnnen hebben. Handig, zoveel details!
Beslissen
De tweede stap is beslissen wat je gaat doen met die enorme verzameling. Mooie quote van Stephen Bayne hierbij: ’ik voel me als een mug in een nudistenkamp. Ik weet wat ik wil, maar ik weet niet waar ik moet beginnen.’ Beslissen wordt vertaald als: bepalen wat de Eerstvolgende Actie is. En als er geen Eerstvolgende Actie is, is het referentiemateriaal, spul dat moet bezinken, afval, of iets anders. Voor elk van die categorieën heb je een specifieke plek. En dat is niet je inbox, die is leeg, na deze beslisactie.
Organiseren
De derde stap is het verdelen van je to-do’s naar verschillende lijsten. Een lijst met Eerstvolgende Acties. Een lijst met Wachten-Op. Een lijst met Projecten. Een lijst met Later/Misschien. Deze lijsten verdeel je nog eens onder naar context: locatie en hulpmiddelen. Waar kun je deze actie doen? Welke hulpmiddelen heb je nodig?
Nuttig, want zo heb je een lijst met dingen die je kunt doen als je op je vlucht wacht, zonder internet. Of telefoontjes die je snel kunt afwerken als de vergadering nog niet begonnen is. Of de boodschappen die je kunt doen als je toch door de stad loopt op weg naar … Het resultaat is heel veel lijsten met heel veel items. Je externe geheugen.
Eerlijk gezegd voel ik wat weerstand opkomen bij deze beschrijving. Ik blijk niet de enige, want dit is één van de punten waar Allen in deel 3 voor waarschuwt: je zult je ‘overweldigd, gefrustreerd, vermoeid en ongemotiveerd’ voelen. Maar ook opgelucht. Allen wijst erop dat belangrijke en onbelangrijke onaffe dingen evenveel ruimte in je hersenen innemen en druk uitoefenen. Op een lijstje zetten geeft een gevoel dat het al opgelost is. Hierdoor geef je er geen aandacht meer aan, behalve bij het …
Reflecteren
Eens per week (of vaker) loop je alles door. Je verzamelt wat er afgelopen week nieuw bijgekomen is. Ruimt nieuw referentie materiaal op. Maakt je hoofd weer leeg. Dan actualiseer je je systeem: Eerstvolgende Acties gedaan delete je, hieruit volgende nieuwe Eerstvolgende Acties voeg je toe. Je bekijkt je agenda of daar nog punten uit komen. Schoont je Wachten-Op-lijst op. Activeert zaken die op Later/Misschien staan en die je nu wel wilt oppakken. Mooi klusje voor de vrijdagmiddag: je gaat opgeruimd het weekeinde in!
Doen
Natuurlijk moet er ook wat gedaan worden. Maar wat? Prioriteren is bij Allen een klusje voor je intuïtie. Volg je hart. Evengoed geeft hij hierbij 3 modellen die daarbij van pas kunnen komen. Het nuttigst vind ik het viercriteriamodel, wat we denk ik allemaal impliciet al gebruiken. 1. Selecteer op context (waar ben ik en heb ik de hulpmiddelen bij de hand?). 2. Kijk dan naar je beschikbare tijd. 3. Bepaal je beschikbare energie. Suffe klusjes doe je als je laag in je energie zit. 4. Prioriteer daarna op basis van andere criteria, bijvoorbeeld je doelen. Laat niet anderen dat voor je doen door steeds met onverwachte klussen te komen! ‘Het belangrijkste wat je te doen hebt, is dat waar je het meest aan denkt.’
Wetenschap
De GTD-methode is begonnen in de 80-er jaren en verfijnd op basis van Allen’s ervaring als consultant. Inmiddels is er ook wetenschappelijk onderzoek dat de methode onderbouwt. Hierbij wordt verwezen naar een artikel van Heyligen en Vidal uit 2008, en een boek van Levitin. Wat ik herkende was het onderzoek van Baumeister naar het effect van onafgemaakte zaken op je hersenen: die gaan ten koste van je focus. Alleen al het maken van een plan (of het op een lijstje zetten) helpt hierbij.
Apps
Duidelijk is dat Allen weinig vertrouwen heeft in volledig steunen op technologie. Geen enkele app zal alle functies bieden die je nodig hebt, en dus is er een overkoepelend systeem nodig waarbinnen je apps passen. Ook wil je niet op teveel plaatsen je ‘lijsten’ hebben, dan verlies je het overzicht èn het vertrouwen. En dat vertrouwen is cruciaal om je onbewuste ervan te overtuigen om de onaffe zaken los te laten.
‘Dingen voor elkaar krijgen en je er goed over voelen, lukt alleen als je bereid bent te kijken naar alles wat je bewust en onbewust bezighoudt, dat te erkennen en er de juiste actie op te nemen.’
Hier moet ik mee aan de slag! Ik zet het op een lijstje… Maar welk?
Je kunt dit boek kopen bij Managementboek.nl en bij Bol.com.
Ik geef het boek 4 1/2 *
En wat vind jij? Ken je het boek? Ik hoor graag je mening!
Verder lezen?
Dit boek verwijst naar Een opgeruimde geest (The organized mind) van Daniel J. Levitin uit 2014, volgens Allen “een prachtig overzicht van de nieuwe ontdekkingen in de cognitie-wetenschap met betrekking tot ons beperkte vermogen om de hoeveelheid relevante data in het informatietijdperk bij te houden, en de daaruit voortvloeiende conclusie dat we ‘externe hersenen’ nodig hebben.”. Je koopt dit boek bij Managementboek.nl en bij Bol.com
Een andere interessante verwijzing is naar Roy Baumeister‘s boek Wilskracht (Willpower) uit 2012. Voor een succesvol en gelukkig leven zijn twee eigenschappen van belang: intelligentie en zelfbeheersing. Aan je intelligentie valt niet veel te verbeteren, aan je zelfbeheersing des te meer. Zelfbeheersing vereist wilskracht. Wilskracht werkt als spierkracht: beide kunnen door oefening worden versterkt en beide nemen af bij overbelasting. Dit boek bespreekt baanbrekend psychologisch onderzoek en inspirerende voorbeelden uit de literatuur en de media. Het gedachtegoed van Allen, en zijn methode (met name het effect van de Eerstvolgende Actie en de Reflectie) wordt veel geciteerd. Je koopt dit boek bij Managementboek.nl en bij Bol.com
Tenslotte het boek Nooit meer te druk (Busy) van Tony Crabbe. Minder mechanisch dan GTD, maar ook met onderbouwing vanuit de wetenschap en goede tips en voorbeelden hoe je je leven een beetje op orde krijgt. Crabbe focust met name op keuzes maken, vergelijkbaar met de tweede stap Beslissen uit GTD. Hier lees je meer over het boek en de Samenvatting die ik ervan schreef.
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management via haar bedrijf ESCIA. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.