Ik ben een fan van Getting Things Done, die bekende methode om je taken te managen, zonder dat je alles hoeft te onthouden. Heerlijk, die rust in mijn hoofd! Ik voelde me dan ook direct aangesproken door Building a Second Brain van Tiago Forte, Nederlandse editie uit 2023, wat nog een stapje verder gaat en álle informatie betreft. Ook die bewaar je buiten je hoofd: in een tweede brein. Een actiegericht tweede brein!
Wat is de kans dat wat je in een managementboek leest precies dát is wat je nodig hebt op precies dát moment? Die kans is klein. En dus proberen we die handige tips te onthouden, te bewaren, zodat we er ooit, in de toekomst, wat aan hebben. Onthouden gaat niet lukken, daar is het teveel voor. We moeten de kennis bewaren buiten onze hersenen: in een tweede brein. Zo maak je hersencapaciteit vrij om te denken en creatief te zijn. In dit buitengewoon praktische boek krijg je veel methoden, voorbeelden en tools voorgeschoteld.
Het managementboek Building a Second Brain …
…stelt dat kennis is pas nuttig is als je er wat mee doet. Je tweede brein moet dus georganiseerd zijn rondom dat DOEN. Dat vereist bruikbare én snel vindbare brokjes kennis. Forte geeft hiervoor een aantal methoden: CODE (voor Capture, Organiseren, Destilleren en Expressie), PARA (voor het gebruiken van folders voor Projecten, Areas, Resources en Archief), en de Progressieve Samenvat Techniek.
Capture – de C van CODE
Ik vond Capture één van de nuttigste onderdelen van het boek. Het begint tenslotte met beslissen wat je bewaart … en wat niet. Nobelprijswinnaar Richard Feynman vertelde dat hij ’12 problemen’ als filter gebruikte, en alles wat hij tegenkwam daartegen toetste. Dat moeten wij ook kunnen: een aantal kwesties formuleren waar we antwoord op willen of nieuwsgierig naar zijn. Van maatschappelijke kwesties (Hoe kan Nederland duurzamer worden), tot persoonlijke kwesties (Hoe begin ik met het lezen van alle boeken die ik al heb, in plaats van steeds nieuwe te kopen).
Nu we de kwesties hebben, moeten we de informatie selecteren die we willen bewaren. Stel, je vindt iets potentieel interessants op het internet. Maar: erg lang, 30 minuten leestijd. Nu lezen en later nog een keer is dubbel op. Nu niet lezen en bewaren voor later is zinloos, want je weet niet of wat er in staat wel bewaar-waardig is. De truc is om te lezen en slechts paragrafen of quotes als aantekeningen te bewaren, hoogstens 10% van het totaal, met een link naar het artikel. Bijna alle informatiebronnen hebben functionaliteit waarmee je stukken tekst of links naar je notes-app kunt sturen. Daarnaast moet je jezelf 4 vragen stellen:
- Inspireert (of motiveert) het me?
- Is het (nu of later misschien) nuttig?
- Is het persoonlijk? Hier gaat het om je eigen gedachten, gevoelens en herinneringen.
- Is het verrassend?
Bewaar niet wat je al weet! Valt een idee in één van deze 4 categorieën, stop het dan in je tweede brein. Analyseer dit niet kapot, maar beslis intuïtief.
De ODE van CODE
Organiseren doen we met PARA, een systeem van folders voor Projecten, Areas, Resources en Archief, gebaseerd op wat je ermee gaat doen en wanneer. Dus op het hoogste niveau niet per onderwerp een folder, maar per actie: wanneer heb je het nodig en waarvoor. Forte gebruikt een prima analogie: fruit. Berg jij vers fruit, vruchtensap, gedroogd fruit en vruchtenijs bij elkaar op? Nee toch?
De D van Destilleren gebruikt een andere methode van Forte: De Progressieve Samenvat Techniek. In 3 of 4 stappen breng je een groot blok informatie terug tot de essentie, zonder de context te verliezen. De eerste stap gebruikte ik al voor mijn Samenvattingen, de volgende stappen (vet maken en highlighten) zijn supernuttig als je in een paar seconden jezelf wilt herinneren aan de hoofdlijnen. Dat ga ik zeker gebruiken!
De E van Expressie stelt dat álle kennis gebruikt moet worden. Schrijf een blog, gebruik het als bouwsteen voor een product, deel het met anderen, dóé er iets mee. Voor jezelf houden gaat uit van het idee dat er schaarste is, maar echt, er is informatie in overvloed. Als je kennis deelt wordt het meer, en rijker.
Bijzonder praktisch
Het boek is een bijzonder praktische toevoeging aan het domein Persoonlijk Kennismanagement. Prettig is dat Forte niet de digitale tools als uitgangspunt neemt, tenslotte zijn die al snel weer verouderd en is het gebruik ervan heel persoonlijk. Nee, Forte legt een basis voor PKM met filosofische en organisatorische uitgangspunten. Voor het terugvinden van kennisbrokjes heeft hij een voorkeur voor simpele search- of browse-technieken boven tagging. In een bijlage, en op de bijbehorende website, worden wel tips voor ondersteunende digitale tools gegeven.
Het hele betoog is onderbouwd met de persoonlijke ervaring van Forte, die het ontwikkelde toen hij door bijwerkingen van medicijnen nauwelijks nog wat kon onthouden. Het leidde tot een populair blog en tot online cursussen, maar expliciete ervaringen van derden vind je nauwelijks terug in het boek.
Net als bij GTD kun je zonder al te veel moeite onderdelen van de methode adopteren en uitproberen, wat behoorlijk motiverend is. Veel doe je waarschijnlijk al, maar het kan altijd beter. De insteek om niet per onderwerp maar per actie te organiseren vond ik bepaald een eye-opener.
‘Volg je passie met alles wat je in je hebt. En vergeet niet om onderweg aantekeningen te maken.’ Tiago Forte
Ik gaf het boek 4*
Ken je dit boek? Wat vond je ervan?
Koop dit boek
o.a. bij
of
of
Libris.nl, steun je lokale boekhandel
Voor bovenstaande links krijg ik een beetje provisie. Zonder provisie:
Boekwinkeltjes, lekker duurzame exemplaren-met-ervaring
Keus genoeg!
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken. Abonneer je hier op de kwartalige nieuwsbrief.
Of abonneer je op de blog-updates!